Управление имуществом — это управление одним из важнейших, устойчивых экономических ресурсов. В условиях экономической нестабильности, когда крупные компании ежедневно вынуждены решать сложные задачи производственно-хозяйственной деятельности, система управления имуществом обеспечивает руководство компании всей необходимой информацией для принятия верных и обоснованных управленческих решений.

Крупные компании могут владеть, пользоваться и распоряжаться самыми различными видами недвижимого имущества, включая земельные участки, обособленные водные объекты, здания, сооружения, помещения, объекты незавершенного строительства, предприятия как имущественные комплексы. Для целей учета в компаниях предусматривается классификация объектов недвижимости по функциональному использованию (профильные/непрофильные), по юридическому статусу (собственность/аренда), по виду (типу, категории). Так, среди типов помещений выделяют производственные, офисные, административные, технические, складские и прочие типы помещений; здания и строения в зависимости от целевого назначения могут быть производственные, жилые, соцкультбыт (поликлиники, детские сады, гостиницы, санатории и пр.); среди типов сооружений могут учитываться трубопроводы, теплоцентрали, дороги, эстакады и прочие сооружения.

Среди основных задач, решаемых крупными предприятиями в процессе учета и управления недвижимым имуществом, Лариса Бочкова, заместитель директора департамента интеграционных решений IBS, выделяет следующие:

• повышение эффективности и оптимальности использования всех объектов недвижимости предприятия, в том числе не являющихся профильными;
• наиболее полное вовлечение в хозяйственный оборот всех объектов недвижимости, в том числе объектов незавершенного строительства;
• снижение накладных расходов и, как следствие, более эффективная основная деятельность промышленного предприятия в результате использования непрофильной недвижимости;
• извлечение косвенных доходов и использование их для стимулирования развития основной деятельности промышленного предприятия;
• разработка и реализация инструкций, положений, регламентов по учету и управлению имуществом компании;
• создание и ведение единого реестра объектов имущества компании, централизованный учет состояния, характеристик и прав на объекты недвижимого имущества;
• формирование и ведение реестров прав, ограничений (обременении), а также их документальных обоснований;
• учет и анализ управляющих воздействий на собственность компании, оптимизация структуры собственности;
• контроль целевого использования объектов недвижимого имущества, снижение нецелевого использования объектов недвижимости предприятия;
• правовое сопровождение и контроль правового состояния объектов имущества, подготовка документов для регистрации прав на объекты недвижимого имущества;
• управление сделками, обеспечение надежности подготавливаемых сделок и других операций, требующих государственной регистрации прав на недвижимое имущество;
• ведение и управление договорами по объектам недвижимости, прогноз финансовых потоков от аренды и сделок с имуществом компании;
• учет объектов нового строительства, модернизации/реконструкции эксплуатируемых объектов недвижимости;
• планирование и учет фактических затрат на ремонты объектов недвижимости, сбор и распределение сервисных и эксплуатационных затрат по объектам недвижимости;
• реструктуризация имущественных комплексов, подготовка информации для формирования/реструктуризации имущественного комплекса, создание аналитических отчетов и справочных материалов по текущему, историческому и прогнозному состоянию имущественного комплекса;
• прогнозирование стоимости и сроков реструктуризации имущественных комплексов;
• необходимость автоматизации учета и управления имуществом.

«Наиболее характерной задачей управления является реструктуризация имущественного комплекса в соответствии с изменением бизнеса, — считает Вадим Перехватов, генеральный директор Verysell Icon3. В условиях кризиса достаточно жестко меняется сам бизнес и требования к нему, появляется много дополнительных непрофильных активов. В связи с этим возникает очень серьезная проблема управления непрофильными активами: их нужно либо освободить, либо перепрофилировать. При этом субъективизм в принятии решений относительно операций с имуществом должен быть сведен к минимуму. Это крайне серьезная и интересная задача, особенно в условиях кризиса».

Этапы жизни

Управление имуществом должно осуществляться на каждом из этапов жизненного цикла объекта имущества (создание, эксплуатация, выбытие объекта). В целом, систему управления имуществом можно рассматривать как совокупность четырех основных подсистем — ведения реестров; управления и анализа; интеграции с внешними информационными системами; администрирования.

Подсистема ведения реестров (объектов имущества, прав, ограничений [обременении], документов, субъектов) обеспечивает:

• представление структурированной информации об объектах имущества компании в соответствии с общегосударственными, отраслевыми или корпоративными классификаторами, ведение соответствующих классификаторов, а также поддержание этой информации в актуальном виде. «Одним из принципов информационной организации системы должна быть документообоснованность: все реестры должны формироваться исключительно на основе документов-оснований, — отмечает Лариса Бочкова. - Кроме того, необходим структурированный учет всех документов-оснований (всей правоустанавливающей, технической и пр. документации), существующих на текущий момент по каждому объекту недвижимости, с указанием местонахождения оригиналов правоустанавливающих и нормативно-технических документов»;
• возможность ведения различных характеристик, признаков, атрибутов, измерений для каждого объекта имущества (правовые, финансово-экономические, технические, эксплуатационные, организационно-структурные, пространственно-территориальные). Характеристики, признаки и измерения объекта должны отличаться в зависимости от вида объекта имущества и от прав собственности на объект имущества. Структура основных данных (атрибутивный состав реестров) должна включать всю информацию, необходимую для принятия управленческих решений на всех этапах жизненного цикла объекта имущества;
• отслеживание «истории» объекта имущества на протяжении всего жизненного цикла, необходимо обеспечить взаимосвязь между объектами недвижимости и земельными участками, на которых они расположены. При этом должны учитываться все изменения, которым подвергается земельный участок (возможные изменения правового статуса, обременения, ограничения, смена вида функционального использования);
• определение состава, доступности и статуса правоустанавливающих документов и документов, подтверждающих возникновение права по объектам недвижимости. «Необходимо предусмотреть для каждого документа-основания ссылку на фактическое местонахождение оригинала документа; обеспечить возможность просмотра правоудостоверяющих документов, относящихся к определенному объекту недвижимости, — подчеркивает Лариса Бочкова. — В случае отсутствия оформленных надлежащим образом документов необходимо фиксировать в системе причины отсутствия этих документов»;
• информационную поддержку реализации регламентов проверки юридической чистоты объектов недвижимости, в отношении которых предполагается определенное действие — приобретение в собственность, заключение договора аренды. Причем проверке подлежит не только сам объект недвижимости, но и объемлющий объект (здание, сооружение), а также земельный участок, на котором объект расположен. Перед тем как оформлять имущественное право или договор аренды на объект недвижимости, необходимо провести соответствующую правовую проверку. «Как показывает практика, именно пренебрежение этим аспектом управления имуществом может привести к появлению на балансе (или за балансом) компании объекта имущества, полноценное распоряжение которым невозможно, — считает Лариса Бочкова. — Выполнение соответствующих регламентов проверки документов позволит определить не оформленные надлежащим образом объекты, в отношении которых представляется затруднительным или невозможным осуществлять какие-либо операции».

Подсистема интеграции с внешними информационными системами предоставляет возможность:

• интеграции с геоинформационной системой для обеспечения возможности ведения пространственного учета объектов недвижимости (координатная геометрия, картографическое отображение и пр.);
• сбора и актуализации информации, ведущейся в других информационных системах компании или информационных системах субъектов, осуществляющих взаимодействие с компанией;
• информационной поддержки выполнения технологических процессов в рамках проведения инвентаризации имущества компании и формирования единого реестра имущества компании.

Подсистема управления и анализа обеспечивает:

• информационную поддержку выполнения бизнес-процессов (в том числе таких, как реструктуризация имущественных комплексов; анализ эффективности использования имущества; ведение договорной деятельности по объектам имущества; сбор и распределение сервисных и эксплуатационных затрат по объектам недвижимости; планирование и учет фактических затрат на ремонты объектов имущества и пр.). «Для эффективного учета и управления имуществом существенным является наличие и соблюдение корпоративных регламентов по управлению имуществом, в основе которых лежат процессы юридического управления, определенные действующим федеральным, региональным и муниципальным законодательствами, а также внутренними инструкциями, распоряжениями, положениями компании. Эти регламенты должны найти свое отражение при моделировании бизнес-процессов, формализации и автоматизации регламентных процессов в системе», — подчеркивает Лариса Бочкова;
• возможность отслеживать документооборот на всех стадиях жизненного цикла объекта имущества, при этом документооборот, реализуемый в системе, должен различаться в зависимости от вида и формы собственности объекта имущества. В рамках реализации бизнес-процесса документооборота по объектам имущества необходимо предусмотреть поддержку системы оповещений (нотификации) о сроках завершения действия тех или иных документов и договоров, о необходимости предпринять очередное регистрационное действие и т. п. В каждый момент времени система должна показывать как статус документов (степень готовности, этап оформления), так и текущий статус процедур регистрации и оформления: когда ожидается результат того или иного регистрационного действия, какие действия выполняются в настоящее время, какие уже были завершены и какие еще предстоит предпринять.

Подсистема администрирования:

• ведение регламентных процессов;
• ведение системы справочников и классификаторов;
• разграничение прав доступа;
• формирование аналитических и отчетных документов.

Необходимое и достаточное

Сегодня на рынке представлены разнообразные автоматизированные информационные системы, позволяющие в той или иной степени решать задачи учета и управления имуществом. Выбор программного обеспечения для управления имуществом в первую очередь зависит от сферы деятельности компании, выбранной стратегии развития и соответствующих функциональных задач, подлежащих реализации.

При выборе системы учета и управления недвижимым имуществом эксперты советуют обратить внимание на функциональную полноту решения, соответствие функциональным и техническим требованиям, возможность интеграции с геоинформационной системой.

Важным фактором является наличие механизма динамических (дополнительных) характеристик. «Каждый вид объектов имущества имеет свой определенный набор атрибутов, но этих атрибутов может оказаться недостаточно для управления объектом, и выясниться это может уже в процессе эксплуатации системы, поэтому система должна обеспечивать возможность ввода произвольных дополнительных атрибутов, т. е. обеспечивать создание динамических характеристик объекта имущества, — объясняет Лариса Бочкова. — Данный механизм должен позволять добавлять новые характеристики к существующим атрибутам объекта имущества, при этом новые характеристики должны подчиняться тем же правилам ввода и контроля и иметь возможность использоваться в качестве критериев для поиска и фильтрации данных, а также для формирования аналитической отчетности. Ввод дополнительных характеристик объектов имущества не должен приводить к качественному изменению регламентных процедур и должен осуществляться пользовательскими настройками».

Необходимо и наличие механизма проверочных (настраиваемых) правил, обеспечивающего автоматическое проведение проверки корректности данных (с точки зрения пригодности информации для использования в бизнес-процессе, логической и регламентной непротиворечивости, проверки целостности и правильности вводимых данных), также механизм должен обеспечивать возможность пользователю/администратору системы самостоятельно устанавливать широкий спектр необходимых проверочных (настраиваемых) правил.

Обязательным требованием к системе является наличие механизма настройки бизнес-процессов. Поскольку в системе учета и управления имуществом в основу большинства бизнес-процессов заложен правовой аспект управления недвижимостью, становится актуальным вопрос возможности оперативного учета изменений, вносимых в законодательные и нормативные документы, и поддержание в актуальном состоянии соответствующих бизнес-процессов. «Поэтому важно убедиться в том, что в системе существует механизм настроек, с помощью которых можно изменить бизнес-процессы при изменении соответствующих документов, — считает Лариса Бочкова. — Данный механизм должен обеспечивать возможность настройки «шаблонов» регламентных процессов, определяющих состав данных, необходимых для того или иного вида бизнес-процесса и формирования порядка и правил последовательного изменения состояния данных в течение его выполнения, нормативного срока и критериев завершения процесса, возможность назначения исполнителя, распределения ролей между участниками и т. д.».

Крайне важна и эргономичность системы: интуитивно понятный, легкий для освоения и, как сейчас принято говорить, дружественный интерфейс системы позволяет значительно снизить затраты на обучение персонала, сократить сроки внедрения в эксплуатацию новой системы, а также свести к минимуму неудобства и ошибки, неизбежные в период адаптации пользователей. «Система должна разбиваться на простые подсистемы, с которыми могут работать люди, профессиональные в своей области, в соответствии со своей квалификацией. От них не должны требоваться квалификация системщика, представление об архитектуре и структуре системы, — подчеркивает Вадим Перехватов. — Поэтому очень важно, чтобы система сбора была отделена от системы управления, системы аналитики».

Недвижимость — не статья расхода

В условиях экономической нестабильности, когда крупные компании ежедневно вынуждены решать сложные задачи производственно-хозяйственной деятельности, время для принятия управленческих решений резко сокращается, а ошибки управления обходятся очень дорого, на порядок возрастает значение оперативности, достоверности и полноты получаемой информации о состоянии и результатах деятельности всех структурных подразделений компании. «В этих условиях эффективному управлению способствует внедренная система управления имуществом, обеспечивающая руководство компании всей необходимой информацией для принятия верных и обоснованных управленческих решении, что в конечном итоге не только удержит, но и повысит конкурентоспособность компании», — отмечает Лариса Бочкова. Это достигается благодаря следующим возможностям системы:

• обеспечение единого информационного пространства для принятия управленческих решений, корректности и непротиворечивости реестра объектов имущества, создания и использования единой системы классификаторов и справочников, обеспечение полноты информации за счет хранения всех необходимых данных по объектам управления, обеспечение прозрачности имущественного комплекса компании для управления финансовыми потоками от использования земельно-имущественных и водных активов;
• обеспечение оперативного анализа эффективности использования недвижимого имущества в региональных подразделениях компании, поддержка принятия управленческих решений для оптимизации затрат на содержание недвижимого имущества и повышения доходности от его использования в целом;
• комплексный мониторинг всей совокупности арендно-договорных отношений в части недвижимости компании, определение «непрофильного» имущества, выявление неэффективно использующихся объектов, поддержка принятия своевременных решений о необходимости проведения модернизации/реконструкции объектов недвижимости для повышения эффективности их «отдачи»;
• комплексный мониторинг актуальной информации по правовому статусу объектов недвижимости, находящихся в ведении компании, позволяющий минимизировать риски штрафных санкций (в т. ч. отчуждения имущества), возникающие в результате ужесточения законодательных норм в условиях экономической нестабильности;
• поддержка принятия объективных управленческих решений при сделках с имуществом за счет разносторонней аналитической отчетности, средств моделирования и быстрого доступа к информации о состоянии объектов имущества и имущественных комплексов.

Автор: Елена Некрасова